ビジネスシーンで書類を送る際、封筒への書類の入れ方には決まりがあるのをご存知ですか？ 実は、封筒に書類を入れる向きにもマナーがあり、入れ方ひとつで相手に与える印象が大きく変わってきます。
「どうせ入れれば良いんでしょ？」と思っていませんか？ 封筒への入れ方を間違えると、書類が読みづらかったり、失礼な印象を与えてしまったりする可能性があるのです。
でも、そんな封筒マナーも、きちんと理解すれば難しいことではありません。本記事では、和封筒や洋封筒への正しい書類の入れ方から、ビジネスシーンで使える封筒のマナーまで、図解入りでわかりやすく解説します。
封筒に関する知識を身につけて、ビジネスシーンで好印象を与えられる大人になりましょう！
封筒への書類の正しい入れ方
和封筒の場合
和封筒に書類を入れる際は、基本的に三つ折りが一般的です。まず、書類の下から3分の1を上に折り上げます。次に、上から3分の1を下に折り下げます。このとき、書類の書き出し部分が一番外側になるように折ることがポイントです。
和封筒のサイズによっては、四つ折りにする場合もあります。四つ折りの手順は、まず書類を半分に折ります。その後、もう一度半分に折ります。三つ折りと同様に、書類の書き出し部分が一番外側になるように折りましょう。
折った書類を和封筒に入れるときは、封筒の表面（宛名面）に対して、書類の書き出し部分が上になるように入れます。縦書きの場合は、書類の右上が封筒の右上に来るように入れ、横書きの場合は、書類の左上が封筒の右上に来るように入れます。このように向きを揃えることで、受け取った人が開封したときにスムーズに読むことができます。
洋封筒の場合
洋封筒に書類を入れる場合、横書きと縦書きで折り方が異なります。横書きの場合は、まず書類を下から上に半分に折ります。次に、右から左に半分に折ります。一方、縦書きの場合は、左から右に半分に折ってから、下から上に半分に折ります。
洋封筒に折った書類を入れるときは、折り目が封筒の底になるように入れることが大切です。これにより、封筒の上部をナイフで開封しても、書類が切れてしまうことを防げます。また、和封筒と同様に、書類の書き出し部分が封筒の表面側で上部に来るように入れましょう。
二つ折りの書類を入れる場合は、真ん中で折ったあと、封筒に入れます。このとき、書類の表面が封筒の表面（宛名面）と同じ向きになるように入れるのがマナーです。
封筒の閉じ方と封字の使い方
糊付けの方法
封筒を閉じる際は、まず糊付けを行います。一般的には、液体のりを使用しますが、両面テープを使っても構いません。ただし、ホチキスやセロハンテープは使用しないようにしましょう。ホチキスやセロハンテープは、見た目が美しくないだけでなく、開封時に封筒や書類を傷つける可能性があるためです。
糊付けをする際は、封筒の折り返し部分全体に均等にのりを塗るようにします。のりが付きすぎると、封筒が波打ったりシワになったりするので注意が必要です。逆に、のりが少なすぎると封筒が開いてしまう恐れがあります。
糊付けが完了したら、封筒の折り返し部分をしっかりと押さえて密着させます。このとき、中の書類がずれないように、封筒の中央部分を軽く押さえながら行うとよいでしょう。
封字（〆・緘・締・寿・賀・蕾）の種類と使い分け
封筒を閉じた後は、封字を書くのが一般的です。封字には、「〆」「緘」「締」「寿」「賀」「蕾」などの種類があり、それぞれ使い分けがあります。
ビジネスシーンでよく使われるのは「〆」です。「〆」は、漢字の「締」に由来しており、封筒を閉じたことを示す意味があります。「〆」を書く際は、「×」とまちがえないように注意しましょう。
「緘」は、より改まった印象を与えるため、重要な書類を送る際に使われます。例えば、履歴書や証明書などを送付する場合は、「緘」の印鑑を使用するのが一般的です。
慶事の際は、「寿」や「賀」を用いることがあります。「寿」は祝意を表す言葉で、結婚式の招待状などに使われます。「賀」は、お祝いの気持ちを表現する言葉です。
女性のみが使用できる封字として、「蕾」があります。「蕾」は、封筒が開いていないことを表現した言葉で、上品な印象を与えます。
印鑑や封蝋の使用方法
大量の封筒を扱う場合は、「緘」などの印鑑を使用すると便利です。印鑑を使用する際は、封筒の中央部分に軽く押すようにします。力を入れすぎると、封筒や書類を傷つける恐れがあるので注意しましょう。
封蝋は、主に洋封筒で使用されます。封蝋は、蝋を溶かしてスタンプを押すことで、封筒を閉じる方法です。封蝋を使用することで、高級感と特別な思いを伝えることができます。
ただし、封蝋は手間がかかるため、大量の封筒を扱う場合には不向きです。また、封蝋を使用する際は、火傷などに十分注意する必要があります。
ビジネスシーンにおける封筒のマナー
封筒の選び方
ビジネスシーンで使用する封筒は、品質の良いものを選ぶことが大切です。安っぽい封筒を使用すると、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。封筒の色は、白や薄い色が無難です。柄物の封筒は、目的に応じて慎重に選びましょう。
封筒のサイズは、書類に合わせて選びます。A4サイズの書類を折らずに入れる場合は、角形2号や角形20号などの大きめの封筒を使用します。三つ折りにする場合は、長形3号が適しています。
封筒の材質は、丈夫で破れにくいものを選ぶことが重要です。手触りがよく、高級感のある材質の封筒を使用することで、相手に良い印象を与えることができます。
添え書き（外脇付け）の書き方
封筒に添え書き（外脇付け）を書く場合は、簡潔に記載しましょう。添え書きは、封筒の表面（宛名面）の右下に記載するのが一般的です。
よく使われる添え書きとしては、「親展」「至急」「書留」などがあります。「親展」は、宛名の方以外は開封しないようにという意味があります。「至急」は、急ぎの書類であることを示します。「書留」は、書留郵便で送ることを示す添え書きです。
添え書きを記載する際は、黒のボールペンを使用し、丁寧に書くことが大切です。また、添え書きは目立つように少し大きめの文字で書くとよいでしょう。
返信用封筒の書き方
返信用封筒を同封する場合は、自分の住所と名前を記載します。返信用封筒の表面（宛名面）には、自分の住所と名前を書き、裏面には何も記載しません。
返信用封筒を作成する際は、送付する封筒と同じサイズのものを用意しましょう。封筒の材質や色も、送付する封筒と合わせるとよいでしょう。
返信用封筒には、切手を貼っておくのがマナーです。相手に切手代を負担させることがないよう、必要な金額分の切手を貼っておきましょう。
よくある質問と注意点
用紙の選び方
封筒に入れる用紙は、白色のA4サイズが一般的です。ビジネスシーンでは、無地の用紙を使用するのがマナーです。柄物の用紙は、目的に応じて慎重に選びましょう。
用紙の材質は、しっかりとしたものを選ぶことが大切です。薄すぎる用紙は、透けてしまったり破れやすかったりするので避けましょう。また、表面がざらざらしていたり、光沢がありすぎたりする用紙も不向きです。
用紙の選び方は、封筒と同様に、相手に失礼のないよう配慮することが大切です。用紙の色や材質、サイズなどを総合的に判断し、適切なものを選びましょう。
A4用紙が入る封筒の種類
A4用紙を折らずに入れるには、角形2号、角形20号、角形A4号などの封筒を使用します。これらの封筒は、A4用紙がぴったり収まるサイズになっています。
A4用紙を三つ折りにして入れる場合は、長形3号の封筒が適しています。長形3号は、三つ折りしたA4用紙が入る最も一般的なサイズの封筒です。
四つ折りにしたA4用紙を入れるには、長形40号の封筒を使用します。長形40号は、四つ折りしたA4用紙がぴったり収まるサイズになっています。
封筒選びの際は、用紙のサイズと折り方を考慮し、適切なサイズの封筒を選ぶようにしましょう。用紙と封筒のサイズが合っていないと、用紙が折れ曲がったり、封筒からはみ出したりする恐れがあります。
封筒に書類を入れる向きのまとめ
封筒に書類を入れる際の向きやマナーについて解説してきました。和封筒の場合は、書類を三つ折りまたは四つ折りにして、書き出し部分が封筒の上部に来るように入れます。洋封筒の場合は、折り目が封筒の底になるように入れるのがポイントです。
封筒の閉じ方にも、糊付けや封字の使い方など、ビジネスシーンで押さえておくべきマナーがあります。封筒の選び方や宛名の書き方など、細かな部分にも気を配ることが大切ですね。
封筒に関する正しい知識を身につけることで、ビジネスシーンで好印象を与えることができるでしょう。この機会に、封筒マナーをしっかりとマスターしておきましょう。
| 封筒の種類 | 書類の折り方 | 入れる向き |
|---|---|---|
| 和封筒 | 三つ折り・四つ折り | 書き出し部分が封筒の上部に |
| 洋封筒 | 折り目が封筒の底に | 書き出し部分が封筒の上部に |
